Technologies de l’information

Modernisation des technologies de l’information

La nécessité du confinement a entraîné pour nous une augmentation sans précédent du nombre d’employés en télétravail. Rapidement, nous avons mis en place toutes les conditions indispensables à des opérations efficaces et sécuritaires pour l’ensemble de l’organisation. Nous avons apporté tous les ajustements adéquats en matière d’infrastructure et systèmes, de services aux employés et de cybersécurité. Nous suivons de près la situation pour nous assurer de maintenir un service optimal et répondre aux besoins au fur et à mesure de leur évolution. Et nous consacrons également nos efforts à préparer le retour sur les lieux de travail de façon à être fin prêts quand le télétravail ne sera plus obligatoire.

Mise en place de toutes les conditions indispensables à des opérations efficaces et sécuritaires pour l’ensemble de l’organisation en période de télétravail

Infrastructure et systèmes

Avant la période de confinement, nous avons réalisé une analyse de capacité de nos technologies. Pour faire face aux besoins considérablement plus élevés des employés en télétravail dans nos centres de données de Montréal et Toronto, nous avons procédé à des ajustements significatifs pour : 

  • Rehausser la capacité des liens Internet: Nous avons augmenté de façon significative la bande passante de nos systèmes dès les débuts du confinement, notamment pour pouvoir accueillir davantage d’usagers en VPN. 
  • Accroître la robustesse des systèmes de connexion à distance: L’utilisation du VPN par les employés leur permet d’accéder plus rapidement à l’information et aux données d’Ivanhoé Cambridge de l’extérieur de nos bureaux, en plus d’être plus sécuritaire. 
  • Ajouter de la capacité de stockage supplémentaire. 
  • Accélérer l’adoption des outils de travail en ligne. 

Déploiement de l'outil de réunion Cisco Webex et production de plusieurs capsules vidéo de formation supplémentaires

Implantation de Cisco Webex

Nous avons revu l’échéancier de notre projet d’implantation de l’outil de réunion en ligne Cisco Webex que nous avons déployé cinq semaines plus tôt que prévu pour qu’il soit opérationnel au premier jour du télétravail. Nous avons également produit plusieurs capsules vidéo de formation supplémentaires sur cet outil et sur Microsoft 365 pour mieux accompagner les employés dans la transition. De plus, nous avons déployé des applications dans l’environnement Citrix pour éliminer les problèmes de lenteur.

Services TI aux employés

Nous avons révisé nos approches de soutien aux employés à distance pour répondre aux besoins différents de l’organisation et mieux faire face à l’augmentation des demandes. Nous avons notamment revu nos processus de commande d’équipement et de remplacement du matériel défectueux pour permettre à tous de bénéficier de conditions de travail optimales. Et nous avons également repensé le processus d’accueil des nouveaux employés et des stagiaires de façon à faciliter leur intégration. Ils reçoivent leurs matériels informatiques à domicile et bénéficient d’une formation à distance afin de bien les utiliser.

IC au bureau

Nous avons mis de nouveaux outils à la disposition des employés. IC au bureau, une application avec laquelle les employés réservent une plage de présence au bureau, ce permet, d’une part, de s’assurer que le taux d’occupation de l’édifice n’excède pas la capacité maximale en vigueur, et d’autre part, d’assigner les espaces en fonction des réservations.

IC connexions

De plus, pour permettre à nos employés de rester connectés, nous avons créé, en collaboration avec les professionnelles de la cohorte 2020 de l’effet A, un outil de jumelage professionnel nommé IC connexions. L’outil permet aux membres d’équipes et de zones géographiques différentes de se retrouver virtuellement le temps de pauses informelles pour discuter et échanger des idées.

Cybersécurité

Le nombre élevé d’employés en télétravail exige une attention plus soutenue quant aux risques de cybersécurité. Nous avons donc revu nos systèmes de protection:

  • Nous avons déployé un nouvel outil de filtrage de la navigation Web, installé directement sur les postes de travail, qui détecte les menaces de sécurité et assure une protection équivalente à notre réseau corporatif. Cet outil réduit grandement les risques d’hameçonnage par l’intermédiaire des courriels;
  • Nous avons implanté des outils de mise à jour à distance des postes de travail et déployé ceux-ci en mode moins transparent pour permettre aux utilisateurs de les installer au moment opportun;
  • Nous avons déployé des efforts supplémentaires de sensibilisation à la cybersécurité et à la confidentialité de l’information, aussi bien auprès des employés que des dirigeants et des gestionnaires de crise.

Préparation du retour au centre-ville

Nous avons mis en place la technologie et développé les outils nécessaires à un retour progressif sur les lieux de travail, tant pour les édifices de bureaux que pour les centres commerciaux.

  • Une application mobile innovante, maPropriété, donne aux locataires des immeubles de bureaux de Montréal l’accès à une foule de services exclusifs et à du contenu personnalisé pour chaque édifice;
  • Les salles de conférence ont été dotées des outils Teams;
  • Afin d’offrir un environnement de magasinage sécuritaire durant la période des Fêtes, nous avons déployé le système de gestion virtuelle des files d’attente Waitwhile dans nos centres commerciaux canadiens. Grâce à cette technologie, le client peut réserver, à même le site Web d’un centre commercial, une plage horaire pour sa prochaine visite et, une fois sur les lieux, suivre l’évolution de la file d’attente au moyen des codes QR affichés chez les détaillants participants.

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