Ressources humaines

Anticiper les besoins des équipes

En tant que leader de l’immobilier, nous avons un rôle de modèle à jouer auprès de nos locataires, et ce, quelles que soient les circonstances. Dès que la COVID-19 a été déclarée pandémie, nous avons rapidement pris les décisions nécessaires pour assurer la santé, la sécurité et l’intégrité physique de nos employés. Nous avons également entrepris de préparer le retour sur les lieux de travail, en visant l’équilibre entre le respect des mesures sanitaires et l’expérience offerte aux employés. Nous voulons demeurer un employeur de choix et un citoyen corporatif responsable, quelles que soient les circonstances. Dès que la COVID-19 a été déclarée une pandémie, nous avons rapidement pris les décisions nécessaires pour assurer la santé, la sécurité et l’intégrité physique de nos employés. De plus, pour préserver la pérennité de l’entreprise, nous avons déployé les efforts pour atténuer les effets négatifs de cette situation exceptionnelle sur tous les membres de nos équipes.

Réduire le risque de transmission

Limiter les déplacements

Dès les débuts de la situation d’urgence sanitaire, et en concordance avec les efforts internationaux déployés pour limiter sa progression, nous avons décidé d’éliminer tout déplacement non indispensable :

  • Les déplacements internationaux ont été annulés et sont interdits jusqu’à nouvel ordre;
  • Tous les employés revenus de voyage doivent observer une période de quarantaine de 14 jours.

À la suite de la déclaration de la pandémie, une mesure additionnelle a été mise en place :

  • À l’exception de ceux assurant des services essentiels dans nos propriétés, et en conformité avec les recommandations gouvernementales, nous avons demandé à tous les employés de poursuivre leurs activités en télétravail.

Dès que cela a été possible, et dans le respect des directives gouvernementales et des règles sanitaires, nous avons permis un retour sur les lieux du travail pour les employés qui le désiraient. Cette flexibilité est très appréciée des employés, qu’ils désirent travailler au bureau ou de la maison.

Suivre les cas de contamination présumés ou confirmés

Le processus mis en place vise à assurer la santé et la sécurité de nos employés et de leur famille tout en respectant nos obligations relatives à la confidentialité de telles situations. Nos employés ont tous été informés et sensibilisés à la procédure pour rapporter tout cas d’infection présumés ou confirmés à la COVID-19.

Identification des nouveaux cas

Identification des nouveaux cas

Si le test de dépistage à la COVID-19 d’un de nos employés est confirmé positif, parallèlement à l’intervention de la santé publique, nous enquêtons immédiatement afin de déterminer avec qui cet employé a été en contact dans le cadre de son travail. Le cas échéant, cette personne reçoit les directives appropriées.

Gestion des risques de propagation

Gestion des risques de propagation

Dans le cas où un de nos employés est confirmé positif, des protocoles sont en place pour limiter les risques de propagation du virus, tout en protégeant l’identité de la personne affectée. Chaque cas est évalué et traité en conformité avec les directives de la santé publique.

Traitement des espaces

Traitement des espaces

Nos protocoles de gestion de cas COVID-19 permettent de gérer plusieurs cas de figure. Si un employé infecté à la COVID-19 est allé travailler dans une propriété gérée par Ivanhoé Cambridge, une désinfection en profondeur du lieu de travail est rapidement effectuée. De plus, des avis sont envoyés aux employés et aux parties prenantes concernées.

Prévention de l'apparition de nouveaux cas

Prévention de l’apparition de nouveaux cas

Dans le cas où un employé est en contact avec une personne ayant été confirmée positive à la COVID-19, il doit suivre les directives de la santé publique, observer une période d’auto-isolement et observer ses symptômes.

Encadrer le déconfinement et le retour progressif au travail

Lorsque permis par les autorités locales de la santé publique, le retour sur les lieux de travail est rigoureusement planifié et encadré. Un protocole développé par un comité multidisciplinaire en conformité avec les directives gouvernementales est mis en œuvre. Un test de concept permettant de mettre à l’essai le protocole et l’ensemble des mesures a notamment été mené à l’Édifice Jacques-Parizeau en juillet 2020.

Responsabilité collective

Les gestionnaires sont formés et accompagnés dans la planification du retour sur les lieux de travail. Les employés sont responsabilisés quant aux comportements de distanciation physique, d’hygiène des mains et d’étiquette respiratoire à respecter, ainsi que sur le port du masque de procédure. Ils doivent aussi remplir quotidiennement une déclaration confirmant leur absence de symptômes pour avoir accès aux lieux de travail. Ils s’engagent à respecter les mesures de prévention et d’identification des symptômes à la COVID-19 mises en place par l’employeur, et à aviser leur gestionnaire de tout changement de leur état de santé au cours de la journée. Aucun individu considéré à risque selon les critères établis par les autorités de la santé publique n’est autorisé à se rendre sur les lieux du travail.

Résilience des équipes

En cohésion avec notre approche de continuité des affaires, et dans la perspective d’un retour au travail, les gestionnaires sont responsables d’évaluer le niveau de résilience de leur équipe face à un scénario de perte de personnel clé; ils doivent s’assurer d’avoir des mesures suffisantes en place. De plus, une directive encadrant le pourcentage d’employés d’une même équipe pouvant être simultanément sur les lieux de travail, et établi selon le niveau de résilience de l‘équipe, a été mise en place. Enfin, lorsque les fonctions d’affaires s’y prêtent, des groupes et horaires rotatifs sont constitués pour limiter, sur le lieu de travail, le taux d’occupation maximal par semaine. Cela permet d’assurer une continuité des affaires et d’éviter tout enjeu de transmission généralisée aux employés.

Environnement sain et sécuritaire au siège social

Les mesures d’hygiène et d’entretien sont accrues dans les aires communes. Les espaces de travail sont configurés de façon à respecter la distanciation physique recommandée. Des écrans de plexiglas et autres barrières « zéro contact » sont installés et les déplacements sont circonscrits par des affiches et de la signalisation. Parallèlement, les systèmes de plomberie ont été vérifiés, la fréquence des changements d’air a été augmentée et des filtres MERV13 de qualité supérieure ont été installés, ce qui permet d’assurer la conformité aux normes ASHRAE. Des stations de désinfection des mains et des distributeurs de masques ont aussi été ajoutés à des points stratégiques.  

Test de concept à l’Édifice Jacques-Parizeau– réintégration des bureaux d’affaires

La pandémie nous a poussés à réfléchir à ce que seraient les bureaux du futur. Nous avons pu tester en 2020 la réintégration de notre siège social, l’Édifice Jacques-Parizeau, tout en respectant les mesures sanitaires en vigueur. Cet exercice nous a amenés à :

  • Élaborer des solutions innovantes garantissant la santé et la sécurité de nos employés, telles que « IC au bureau », notre outil de déclaration de santé avant l’arrivée au bureau.
  • Bonifier plusieurs mesures sanitaires pour qu’elles soient plus agréables tout en restant aussi sécuritaires, comme l’amélioration des itinéraires de déplacement au bureau, et des affiches d’information rappelant les mesures préventives (port du masque, distanciations, hygiène des mains et étiquette respiratoire, etc.).
  • Offrir un exemple positif et sécuritaire d’utilisation des espaces de travail à nos locataires. Dans une perspective d’amélioration continue, nous nous engageons ainsi vers une meilleure normalité du travail au bureau.

Enfin, depuis l’automne 2020 nous avons entrepris des travaux de rénovation à notre siège social. L’agencement des espaces de travail permettra de respecter la distanciation physique et nos employés pourront bénéficier de plusieurs technologies leur permettant de réintégrer les bureaux en toute sécurité, telles que des portes sans contact, mais aussi, l’installation de Plexiglas entre les espaces de travail.

La situation du télétravail prolongé est exceptionnelle et inattendue. Les effets sur la santé physique et mentale des individus sont nombreux et diversifiés. En tant qu’employeur, nous avons la responsabilité d’offrir à nos équipes les moyens et les outils à notre disposition pour traverser cette situation. Pour maintenir la mobilisation, rassurer et soutenir nos employés nous avons mis en place plusieurs mesures importantes.

Mettre la santé et le bien-être des employés au cœur de nos décisions

Des solutions de soutien spécifiques à la situation ont été ajoutées aux avantages proposés dans le cadre habituel de notre expérience employé :

Soutien des employés infectés

Soutien des employés infectés

Toute l’information nécessaire sur les démarches à suivre est mise à la disposition des employés. L’équipe des ressources humaines et le gestionnaire de l’employé sont en contact avec lui ou elle pour évaluer sa situation et répondre à ses questions.

Akira services en télémédecine

Promotion d’Akira, notre nouvelle offre de services en télémédecine

Akira est un service de soins en ligne que tous les employés peuvent utiliser pour limiter leurs déplacements et discuter d’un problème de santé qui peut être résolu virtuellement. Très apprécié de nos employés, ce service contribue à désengorger les urgences du système de santé.

Trois jours supplémentaires de récupération flexible pour les employés qui étaient à l'emploi, pour compenser la charge générée par la crise de la COVID-19

Trois jours supplémentaires de récupération flexible

Pour les employés qui étaient à l’emploi lors de cette annonce, ces jours viennent s’ajouter à ceux déjà prévus pour 2020. Cette mesure temporaire se veut une façon additionnelle de compenser la charge professionnelle et personnelle générée par la crise de la COVID-19.

Amélioration du remboursement des services professionnels en santé mentale

Amélioration du remboursement des services professionnels en santé mentale

Afin d’apporter un support à nos employés et leur famille, nous avons pris la décision de doubler le montant maximum des remboursements pour les professionnels de la santé mentale, c’est-à-dire : psychologue, travailleur social, psychothérapeute, conseiller clinicien, psychanalyste, thérapeute conjugal ou familial, offerts au sein du programme d’assurances collectives de la société – pour les employés au Canada. Nous offrons régulièrement de l’information pertinente aux employés quant à l’importance de la santé mentale via des webinaires et infolettres.

Prolongation de la période de référence annuelles des vacances

Prolongation de la période de référence annuelle des vacances

De façon à offrir aux employés une plus grande latitude dans l’utilisation de leurs congés annuels, nous avons temporairement prolongé la période autorisée pour bénéficier des jours de vacances (pour les employés au Canada).

Vaccination antigrippale

Nous avons maintenu notre campagne annuelle de vaccination contre la grippe en décembre. Un protocole très strict a été mis en place pour que cette opération se déroule en toute sécurité.

Optimiser les conditions de télétravail

Au moment de la fermeture de nos bureaux, partout à travers le monde, plus de 80 % de nos employés étaient en télétravail. Nous leur avons proposé une variété de solutions pour optimiser leur espace de travail :

  • Outils informatiques supplémentaires, tels que des écrans et des claviers;
  • Lancement accéléré d’un nouveau système de visioconférence et production de plusieurs vidéos de formation pour rapidement permettre à tous de l’utiliser de façon optimale;
  • Plusieurs formations virtuelles sur le choix des outils de travail à distance;
  • En début de pandémie, remboursement des frais encourus entre le 16 mars et la fin 2020 pour l’achat d’articles améliorant l’ergonomie du poste de travail à domicile;
  • Plusieurs guides et formations destinées à soutenir les employés dans l’organisation de leur travail; par exemple pour améliorer la productivité en équipe ou allier concentration et obligations familiales.

Accompagner les employés

Guide des employés

Régulièrement mis à jour au fur et à mesure que la situation évolue, ce guide rappelle les initiatives mises en place et explique les consignes et directives à suivre pour un retour sécuritaire sur les lieux de travail.

Parcours de l’employé

Un bref document retrace en images toutes les étapes d’une journée sur les lieux de travail de façon à ce qu’elles soient visibles d’un seul coup d’œil.

IC au bureau

Cet outil développé par l’équipe des Technologies de l’information permet de contrôler le taux d’occupation de l’édifice afin qu’il  n’excède pas la capacité en vigueur selon les recommandations des autorités sanitaires. Les employés l’utilisent notamment pour confirmer leur présence au bureau à l’avance, remplir leur déclaration quotidienne de santé, s’engager à respecter les mesures mises en place et obtenir leur laissez-passer.

Formation en ligne

Des capsules vidéo expliquent les différents aspects de la nouvelle routine à suivre lors du retour sur les lieux de travail.

Intensifier les communications

Le nombre exceptionnel d’employés en situation de télétravail combiné à l’incertitude de la situation pandémique nous ont amenés à mettre en place des mécanismes renforcés de communication à distance avec les employés.

Informer les employés en temps réel sur l’évolution de la situation

  • Vidéos quotidiennes de la présidente et cheffe de direction Nathalie Palladitcheff s’adressant aux employés durant les premières semaines de pandémie; et rencontres virtuelles en direct régulièrement par la suite;
  • Vidéos régulières de plusieurs autres leaders sur l’état de la situation dans les divers groupes et régions géographiques de l’entreprise;
  • Lancement d’une infolettre d’abord quotidienne, puis bi-hebdomadaire, pour faire le point sur l’évolution de la situation, les mesures mises en place, les effets sur nos activités et les directives à suivre.

Offrir des plateformes d’échanges et de partage d’information

Ces forums ont permis, entre autres, de trouver des solutions concrètes à certains enjeux collectifs :

  • Création d’une section spéciale sur l’intranet et d’un site SharePoint dédié;
  • Lancement d’un groupe thématique COVID-19 sur le réseau social d’entreprise Yammer et de différents groupes sur Teams pour partager toute l’information pertinente sur la situation et échanger entre collègues;
  • Lancement de « café-partage » virtuels accessibles à tous, un lieu de discussion supplémentaire pour échanger sur les réalités respectives;
  • Tenue d’une séance au cours de laquelle les vice-présidents des Ressources humaines et des Technologies de l’information ont répondu aux préoccupations des employés;
  • Afin de lutter contre l’isolement, mise en place et partage d’une procédure auprès des gestionnaires pour les inviter à s’assurer que leurs employés aient parlé au moins à une personne chaque jour.

Être à l’écoute

Grâce à ces mécanismes largement utilisés, les équipes de gestion ont pu ajuster les mesures mises en place et les communications de façon à ce qu’elles soient le plus près des besoins des employés :

  • Sondages réguliers, d’abord hebdomadaires puis bimensuels; 
  • Création d’un canal permettant à tous de poser des questions directement à la présidente et cheffe de la direction;
  • Adresses courriel dédiées pour que les employés puissent aussi poser leurs questions directement aux équipes de la Continuité des affaires et des Ressources humaines.

Offrir des formations spécifiques

Soutenir nos équipes c’est aussi les outiller pour faire face à une situation sans précédent


Gestionnaires
Les gestionnaires ont un rôle central à jouer dans la façon dont les équipes vivent le travail à distance. Nous avons conçu des formations et des labs virtuels spécialement destinés à les soutenir dans ce rôle sur des thèmes tels que « Gérer à distance » ou « Gérer les émotions et l’équilibre humain/affaires ». Notre programme de leadership s’est tenu en version 100 % virtuelle à l’automne 2020 et se poursuit également en 2021.   


Employés
En plus de l’accès à une grande variété de ressources en lignes, nous avons créé une série de webinaires interactifs à l’attention des employés avec différents experts (médecins, psychologues) pour leur offrir des informations et des conseils sur la gestion de leur santé physique et mentale en temps de confinement.

Maintenir un service de proximité pour toutes les équipes

Malgré les contraintes imposées par le télétravail, nous avons maintenu nos activités sans faire de compromis sur l’efficacité de nos services aux employés et aux équipes de gestion :

Processus d’acquisition de talent

Processus d’acquisition de talent

Il a été adapté pour pouvoir continuer à répondre adéquatement aux besoins en ressources de l’organisation, qu’ils soient spécifiques à la situation ou relatifs aux opérations habituelles. Les processus d’entrevue ont également été adaptés et se font en mode virtuel.

Partage des ressources entre départements

Partage des ressources entre départements

Lorsque possible, les équipes ont été invitées à « prêter » certains de leurs membres à celles qui ont été les plus touchées ou les plus sollicitées par la situation de crise.

Tous les programmes et formations en cours ont été maintenus en format virtuel

Formation

Tous les programmes et formations en cours ont été maintenus en format virtuel.

Processus d'intégration

Processus d’intégration 

Élément déterminant de l’expérience employé, il a également été repensé pour le contexte du télétravail. Les nouveaux employés bénéficient de la livraison à domicile d’outils technologiques, ainsi que d’un soutien accru pour encadrer le processus d’intégration. De plus, notre programme de stagiaires d’été 2020 a été maintenu, malgré les circonstances. Les nouveaux stagiaires ont pu eux aussi bénéficier d’une plateforme virtuelle d’intégration et de la livraison à domicile d’outils technologiques, en plus d’échanges avec des ambassadeurs d’entreprise et des rapports électroniques de performance personnelle.

Assurer une vigie rigoureuse des connaissances spécialisées

L’évolution rapide de la situation exige la mise en place de mécanismes systématiques de suivi sur les différents volets affectant les employés, autant du point de vue légal que du point de vue de la gestion des ressources humaines. Notre capacité d’anticipation est essentielle à la préparation des étapes qui feront suite au déconfinement ainsi qu’à notre vision à long terme. Nous avons notamment instauré les mécanismes de recensement suivants :

• Une vigie hebdomadaire de la littérature quant à l’évolution de la situation et à la vision post-COVID-19;
• Les recommandations légales et sanitaires sur la gestion des différents cas détectés de COVID-19;
• Suivi sur les exigences des autorités locales dans l’ensemble de nos juridictions applicables.


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