Ressources humaines

Anticiper les besoins des équipes

Nous voulons demeurer un employeur de choix et un citoyen corporatif responsable, quelles que soient les circonstances. Dès que la COVID-19 a été déclarée une pandémie, nous avons rapidement pris les décisions nécessaires pour assurer la santé, la sécurité et l’intégrité physique de nos employés. De plus, pour préserver la pérennité de l’entreprise, nous avons déployé les efforts pour atténuer les effets négatifs de cette situation exceptionnelle sur tous les membres de nos équipes. Nos trois priorités se concentrent sur : réduire le risque de transmission, renforcer le soutien aux employés et assurer la continuité des opérations du département des ressources humaines.

Réduire le risque de transmission

Limiter les déplacements

Dès les débuts de la situation d’urgence sanitaire, et en concordance avec les efforts internationaux déployés pour limiter sa progression, nous avons décidé d’éliminer tout déplacement non indispensable :

  • Les déplacements internationaux ont été annulés et sont interdits jusqu’à nouvel ordre;
  • Tous les employés revenus de voyage doivent observer une période de quarantaine de 14 jours.

À la suite de la déclaration de la pandémie, une mesure additionnelle a été mise en place :

  • À l’exception de ceux assurant des services essentiels dans nos propriétés, et en conformité avec les recommandations gouvernementales, nous avons demandé à tous les employés de poursuivre leurs activités en télétravail.

Suivre les cas de contamination présumés ou confirmés

Le processus mis en place vise à assurer la santé et la sécurité de nos employés et de leur famille tout en respectant nos obligations relatives à la confidentialité de telles situations. Nos employés ont tous été informés et sensibilisés à la procédure pour rapporter tout cas d’infection présumés ou confirmés à la COVID-19.

Identification des nouveaux cas

Si le test de dépistage à la COVID-19 d’un employé est confirmé positif, la santé publique informera les personnes avec qui cet employé a été en contact et procurera les directives appropriées à l’employé malade.

Gestion des risques de propagation

Lors d’un cas confirmé positif, nous entrons en communication avec toutes les personnes pouvant avoir été en contact avec le malade, afin de les informer de la situation et des mesures préventives à adopter, tout en protégeant l’identité de la personne infectée. L’ensemble de l’équipe de cet employé sera informé et se verra également donner des indications quant aux précautions à prendre.

Traitement des espaces

Si l’employé infecté à la COVID-19 est allé travailler dans une propriété gérée par Ivanhoé Cambridge dans les 14 jours précédant son diagnostic, une désinfection en profondeur du lieu de travail est effectuée. Des avis sont envoyés aux employés ayant été sur les lieux durant la même période.

Prévention de l’apparition de nouveaux cas

Dans le cas où un employé est en contact avec une personne ayant été confirmée positive, il doit suivre les directives de la santé publique, observer une période d’auto-isolement et observer ses symptômes.

Contrôler le déconfinement et le retour progressif sur les lieux de travail

Lorsque permis par les autorités locales de la santé publique, le retour sur les lieux de travail est rigoureusement planifié. Les gestionnaires sont formés et accompagnés dans cette planification, et les employés sont responsabilisés quant aux comportements de distanciation physique et d’hygiène à respecter. Les employés doivent aussi compléter une déclaration confirmant leur absence de symptômes et conditions médicales à risques afin d’avoir accès aux lieux de travail, et ils s’engagent à respecter les mesures de prévention et d’identification des symptômes à la COVID-19 mises en place par l’employeur. Aucun individu considéré à risque selon les critères établis par les autorités de la santé publique n’est autorisé à se rendre sur les lieux du travail.

Lorsque les fonctions d’affaires s’y prêtent, des groupes et horaires rotatifs sont constitués pour limiter, sur le lieu de travail, le taux d’occupation maximal par semaine. Cela permet d’assurer une continuité des activités et d’éviter tout enjeu de transmission généralisées aux employés.

Les mesures d’hygiène et d’entretien sont accrues dans les aires communes. Les espaces de travail sont configurés de façon à respecter la distanciation physique recommandée et les déplacements sont circonscrits par des affiches et de la signalisation. Parallèlement, la fréquence des tests de qualité de l’air est augmentée et les systèmes de plomberie sont vérifiés.

La situation du télétravail prolongé est exceptionnelle et inattendue. Les effets sur la santé physique et mentale des individus sont nombreux et diversifiés. En tant qu’employeur, nous avons la responsabilité d’offrir à nos équipes les moyens et les outils à notre disposition pour traverser cette situation. Pour maintenir la mobilisation, rassurer et soutenir nos employés nous avons mis en place plusieurs mesures importantes.

Mettre la santé et le bien-être des employés au cœur de nos décisions

Des solutions de soutien spécifiques à la situation ont été ajoutées aux avantages proposés dans le cadre habituel de notre expérience employé :

Soutien des employés infectés

Toute l’information nécessaire sur les démarches à suivre est mise à la disposition des employés. L’équipe des ressources humaines et le gestionnaire de l’employé sont en contact avec lui ou elle pour évaluer sa situation et répondre à ses questions.

Promotion d’Akira, notre nouvelle offre de services en télémédecine

Akira est un service de soins en ligne que tous les employés peuvent utiliser pour limiter leurs déplacements et discuter d’un problème de santé qui peut être résolu virtuellement.

Trois jours supplémentaires de récupération flexible

Ces jours viennent s’ajouter à ceux déjà prévus pour 2020. Cette mesure se veut une façon additionnelle de compenser la charge professionnelle et personnelle générée par la crise de la COVID-19.

Amélioration du remboursement des services professionnels en santé mentale

Afin d’apporter un support à nos employés et leur famille, nous avons pris la décision de doubler le montant maximum des remboursements pour les professionnels de la santé mentale, c’est-à-dire : psychologue, travailleur social, psychothérapeute, conseiller clinicien, psychanalyste, thérapeute conjugal ou familial, offerts au sein du programme d’assurances collectives de la société (pour les employés au Canada).

Prolongation de la période de référence annuelle des vacances

De façon à offrir aux employés une plus grande latitude dans l’utilisation de leurs congés annuels, nous avons prolongé la période autorisée pour bénéficier des jours de vacances (pour les employés au Canada).

Optimiser les conditions de télétravail

Au moment de la fermeture de nos bureaux, partout à travers le monde, plus de 80 % de nos employés étaient en télétravail. Nous leur avons proposé une variété de solutions pour optimiser leur espace de travail :

  • Outils informatiques supplémentaires, tels que des écrans et des claviers;
  • Lancement accéléré d’un nouveau système de visioconférence et production de plusieurs vidéos de formation pour rapidement permettre à tous de l’utiliser de façon optimale;
  • Plusieurs formations virtuelles sur le choix des outils de travail à distance;
  • Remboursement des frais encourus pour l’achat de mobilier de bureau;
  • Plusieurs guides et formations destinées à soutenir les employés dans l’organisation de leur travail; par exemple pour améliorer la productivité en équipe ou allier concentration et obligations familiales.

Intensifier les communications

Le nombre exceptionnel d’employés en situation de télétravail combiné à l’incertitude de la situation pandémique nous ont amenés à mettre en place des mécanismes renforcés de communication à distance avec les employés.

Informer les employés en temps réel sur l’évolution de la situation

  • Vidéos quotidiennes de la présidente et cheffe de direction Nathalie Palladitcheff s’adressant aux employés durant les premières semaines de pandémie; et rencontres virtuelles en direct régulièrement par la suite;
  • Vidéos régulières de plusieurs autres leaders sur l’état de la situation dans les divers groupes et régions géographiques de l’entreprise;
  • Lancement d’une infolettre d’abord quotidienne, puis bi-hebdomadaire, pour faire le point sur l’évolution de la situation, les mesures mises en place, les effets sur nos activités et les directives à suivre.

Offrir des plateformes d’échanges et de partage d’information – Ces forums ont permis, entre autres, de trouver des solutions concrètes à certains enjeux collectifs :

  • Création d’une section spéciale sur l’intranet et d’un site SharePoint dédié;
  • Lancement d’un groupe thématique COVID-19 sur le réseau social d’entreprise Yammer et de différents groupes sur Teams pour partager toute l’information pertinente sur la situation et échanger entre collègues;
  • Lancement de « café-partage » virtuels accessibles à tous, un lieu de discussion supplémentaire pour échanger sur les réalités respectives.

Être à l’écoute — Grâce à ces mécanismes largement utilisés, les équipes de gestion ont pu ajuster les mesures mises en place et les communications de façon à ce qu’elles soient le plus près des besoins des employés :

  • Sondages réguliers, d’abord hebdomadaires puis bimensuels; 
  • Création d’un canal permettant à tous de poser des questions directement à la présidente et cheffe de la direction;
  • Adresse courriel dédiée pour que les employés puissent aussi poser leurs questions directement à l’équipe de continuité des affaires.

Offrir des formations spécifiques

Soutenir nos équipes c’est aussi les outiller pour faire face à une situation sans précédent


Gestionnaires
Les gestionnaires ont un rôle central à jouer dans la façon dont les équipes vivent le travail à distance. Nous avons conçu des formations et des labs virtuels spécialement destinés à les soutenir dans ce rôle sur des thèmes tels que « Gérer à distance » ou « Gérer les émotions et l’équilibre humain/affaires ».


Employés
En plus de l’accès à une grande variété de ressources en lignes, nous avons créé une série de webinaires interactifs à l’attention des employés avec différents experts (médecins, psychologues) pour leur offrir des informations et des conseils sur la gestion de leur santé physique et mentale en temps de confinement.

Maintenir un service de proximité pour toutes les équipes

Malgré les contraintes imposées par le télétravail, nous avons maintenu nos activités sans faire de compromis sur l’efficacité de nos services aux employés et aux équipes de gestion :

Processus d’acquisition de talent

Il a été adapté pour pouvoir continuer à répondre adéquatement aux besoins en ressources de l’organisation, qu’ils soient spécifiques à la situation ou relatifs aux opérations habituelles.

Partage des ressources entre départements

Lorsque possible, les équipes ont été invitées à « prêter » certains de leurs membres à celles qui ont été les plus touchées ou les plus sollicitées par la situation de crise.

Formation

Tous les programmes et formations en cours ont été maintenus en format virtuel.

Processus d’intégration 

Élément déterminant de l’expérience employé, il a également été repensé pour le contexte du télétravail. Sachant que nous avons pris la décision de maintenir notre programme de stagiaires d’été malgré les circonstances, les nouveaux arrivants ont pu aussi en bénéficier : une plateforme virtuelle d’intégration, des échanges avec des ambassadeurs d’entreprise, des livraisons à domicile d’outils technologiques et des rapports électroniques de performance personnelle.

Assurer une vigie rigoureuse des connaissances spécialisées

L’évolution rapide de la situation exige la mise en place de mécanismes systématiques de suivi sur les différents volets affectant les employés, autant du point de vue légal que du point de vue de la gestion des ressources humaines. Notre capacité d’anticipation est essentielle à la préparation des étapes qui feront suite au déconfinement ainsi qu’à notre vision à long terme. Nous avons notamment instauré les mécanismes de recensement suivants :

• Une vigie hebdomadaire de la littérature quant à l’évolution de la situation et à la vision post-COVID-19;
• Les recommandations légales sur la gestion des différents cas détectés de COVID-19;
• Suivi sur les exigences des autorités locales dans l’ensemble de nos juridictions applicables.


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